С 1 сентября все участники перевозок должны оформлять в электронном виде транспортные накладные

С 1 сентября 2026 года для всех участников перевозочного процесса, независимо от сферы деятельности, вводится обязанность оформлять перевозочные документы в электронном виде. Речь идёт о документах, сопровождающих перевозку грузов различными видами транспорта.

К обязательному электронному формату относятся:

• транспортные накладные;
• заказы и заявки на перевозку;
• экспедиторские документы;
• железнодорожные накладные;
• грузовые накладные при авиаперевозках.

Переход на электронный документооборот в сфере перевозок предусмотрен изменениями, внесёнными Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности.

Позиция ФНС: лучше начать переход заранее

Федеральная налоговая служба рекомендует организациям и индивидуальным предпринимателям не дожидаться наступления обязательного срока и уже сейчас начать использовать электронные перевозочные документы. Такой подход позволяет:

• протестировать технические решения;
• отладить внутренние бизнес-процессы;
• подготовить персонал к работе в новом формате.

Тем самым к 1 сентября 2026 года компании смогут плавно перейти на требования законодательства без аврального режима.

Хотя базовое правило предполагает оформление перевозочных документов в электронном виде, законодательство предусматривает и отдельные случаи, когда допускается бумажная форма.

Перечень таких ситуаций будет определён Министерством транспорта России. В этих случаях оформление документов на бумажном носителе останется возможным. Таким образом, общий подход — электронный документооборот, но с установленными законом исключениями, которые будут прямо зафиксированы в актах Минтранса.

Важно: это не отменяет общего тренда на цифровизацию — бумажные документы рассматриваются именно как исключение из общего правила.

Что нужно сделать для перехода на электронные перевозочные документы

Для использования электронных перевозочных документов (ЭПД) организациям и ИП необходимо выполнить ряд технических и организационных шагов:

1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)
   • оформить сертификат КЭП на руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
   • либо получить квалифицированную электронную подпись и дополнительно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) на сотрудников, которые будут подписывать электронные документы от имени компании.
2. Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД

   Нужно выбрать одного из операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Такие организации обеспечивают:

   • передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки;
   • направление данных в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
3. Настроить доступ и роли сотрудников
   • предоставить доступ к сервису ЭПД сотрудникам компании, задействованным в оформлении и обработке перевозочных документов;
   • назначить ответственного администратора, который будет управлять правами пользователей и контролировать корректность работы;
   • при необходимости подключить к системе водителей, если они участвуют в работе с электронными документами.

Зачем бизнесу переходить на ЭПД уже сейчас

ФНС обращает внимание, что использование электронных перевозочных документов даёт участникам перевозок целый ряд практических преимуществ, которые напрямую связаны с сокращением затрат и упрощением процессов. В числе указанных эффектов:

• снижение расходов на печать документов
  Меньше затрат на обслуживание и эксплуатацию оборудования для печати, а также на покупку расходных материалов.
• экономия на бумаге
  Уменьшается объём бумажных документов, что снижает регулярные расходы на канцтовары.
• сокращение затрат на курьерскую доставку
  Отпадает необходимость передавать бумажные оригиналы документов между участниками перевозки, в том числе через курьерские службы.
• исключение риска потери бумажных экземпляров
  Электронные документы хранятся в системах оператора и ГИС ЭПД, что снижает вероятность утраты важных документов.
• ускорение получения оплаты за перевозку
  Заказчику не нужно ждать бумажный оригинал транспортной накладной, что позволяет быстрее подтверждать факт оказания услуги и, соответственно, сокращать сроки оплаты.

Заключение

Обязательное оформление перевозочных документов в электронном виде с 1 сентября 2026 года становится единым стандартом для всех участников перевозочного процесса. Уже сейчас компаниям и ИП целесообразно:

• обзавестись необходимой инфраструктурой (КЭП, МЧД, оператор ИС ЭПД);
• перестроить внутренний документооборот под электронный формат;
• учесть, что в отдельных случаях, которые определит Минтранс России, сохранится возможность использования бумажных документов.